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培訓案例

項目管理培訓實戰工作坊

一、課程背景:有待解決的問題

近年來,越來越多的組織采用項目的形式推進工作。項目通常由項目經理負責,項目成員來自于不同的職能部門,他們或全職,或以兼職的形式參與到項目中,項目經理負責溝通協調各類資源,確保項目按計劃交付。項目制管理有利于聚焦目標,高效地利用公司各類橫向資源;然而,從實際運行狀況來看,項目推進的狀況并不樂觀。據統計,只有31%的項目能夠按要求準時交付,項目挑戰具體多表現在以下幾個方面:

1. 項目范圍沒有管理好。前期范圍定義不清晰,項目開始后范圍不斷變更, 造成對既定計劃的無序干擾;

2.  時間進度偏離計劃。無論是項目的最終交付時間,還是中間節點的時間都不能有效控制;

3. 項目風險管理不佳。相當多的風險最終發生,變成問題后才引起足夠的重視。“救火多于預防”;

4. 以項目制的形式開展工作,理論上可以協調公司各部門資源,提高公司資源利用率,但是有時存在部門利益和項目利益的沖突,項目經理經常遇到跨部門溝通協作的障礙


二、背后的原因

對于上述問題,背后的原因主要出現在兩個層面。一是單個項目的執行層面;二是組織層面。

在項目的執行層面,通常存在于如下問題:

· 項目工作好壞主要依賴于項目經理個人。資深項目經理,個人經驗較為豐富,項目進展就比較順利,而新任項目經理可能項目風險就比較高。因此,這種以經驗主義帶項目的方法使得項目管理的結果缺乏可復制性。

· 項目參與人員對于項目管理思維模式沒有統一的理解。比如對于當前處于哪一個項目階段,本階段的工作重點是什么,可能存在哪些風險認知不足,或者認知不統一。

在組織層面

· 沒有形成全公司/組織范圍內的項目管理共同語言,這一點尤其體現在跨部門溝通上。比如項目啟動階段應該怎樣制定項目目標,這些目標應如何分解成為各部門的職責,各部門在什么階段應該做什么樣的配合。在項目執行過程中,應該共同關心哪些項目指標,以檢查項目的健康程度。

· 缺乏適合于本公司/組織的項目流程和規范。項目管理既需要通用的項目管理最佳實踐,也需要經過適當的裁剪,制定符合本公司的項目管理流程和規范。


三、理想的狀況

· 從單個項目的角度看,項目經理深入理解項目管理思維,掌握全面的項目管理知識,包括劃分項目階段,規劃各階段的工作重點,以及衡量該階段的工作是否達到預期效果;在項目過程中能夠運用數據掌控項目的進度,成本,質量等指標。項目參與人員需要具備足夠的項目管理知識,和項目團隊建立共同語言,了解項目的發展規律,提高溝通效率;

· 從組織層面來看,一方面,所有參與項目的人員需要建立基本的項目管理思維模式;另一方面,建立起切實可行的項目管理流程,真正運用于每一個項目中,通過數據管控項目健康狀況,在全公司推廣項目管理的最佳實踐。


四、課程解決方案

本課程時長為2天,聚焦于3大部分:

1. 通過對項目管理基本領域的學習,了解項目管理的主要知識領域,比如范圍、進度、成本、質量等,以及將這些領域工作分配到項目的各階段,探討每個階段的工作重心,階段末工作要達到的結果。同時,結合敏捷思想,小步快走,適應不斷變化的需求;

2. 將課程內容結合企業實際項目工作進行全方位的演練,引導學員通過模板在課堂上練習項目管理的工具和方法;

3. 探討組織上如何支持到多個項目的運行,了解合適的企業項目治理模型


五、課程大綱

模塊編號

模塊名稱

培訓內容

培訓目標

1

項目管理體系綜述

1. 項目管理的5大基本過程

2. 項目管理的10大管理維度

3. 項目管理的47步棋子

· 啟動階段– 概念驗證,人員識別

· 規劃階段– 明確基本要素:范圍,時間,成本,質量,風險

· 執行階段– 人員分工,溝通協作

· 監控階段– 進度掌控,管理風險

· 收尾階段– 客戶確認,移交、材料歸檔


理解項目和項目管理的基本階段


2

項目運行環境

1. 項目的組織結構類型

2. 根據項目特點和組織重心選擇合適的項目組織結構

3. 組織如何支持到多項目的開展

4. PMO的關鍵職能

從組織的角度了解項目管理,明確組織如何支持到單個項目的運行

3

啟動階段

1. 項目啟動階段的思維認知,主要活動和流程
2. 跳出給定的需求,理解背后的業務目標 
3. 根據項目章程模版,定義項目的總體策略
4. 識別重要的干系人

· 了解關鍵干系人的期望、權力、利益

· 爭取干系人的支持,以利于后期項目溝通

· 如何持續不斷的管理好項目干系人

5. 項目啟動會
案例: 以《企業實際項目案例》演練如何成功地啟動項目

· 正確識別項目重要干系人的期望,為關鍵干系人制定合適的管理策略

· 借助項目章程模版,系統的考慮啟動階段應該完成的工作


學會使用項目章程成功地啟動項目

4

規劃階段

1. 明確項目范圍

· 如何定義項目范圍 

· 范圍的基本要素

· 以終為始– 驗收標準的重要性和制定方法

2. 規劃項目進度

· 進度規劃3步法,有效管理交付中間節點

· 活動分解與排序

· 里程碑的設定

· 關鍵路徑法確定跟蹤項目進度

3. 制定成本方案

· 項目的成本構成

· 控制成本的最佳實踐

4. 建立項目質量標準

綜合演練:運用掙值管理的方法對《企業實際項目案例》進行進度和成本的管控


1. 學會定義范圍的兩種方法

2. 運用關鍵路徑法控制進度

3. 了解掙值管理技術在項目中的應用


5

執行階段

1. 項目團隊管理

· 任務安排的4種角色

· 管理團隊的4種風格

· 激勵方法

2.  項目溝通

· 項目溝通工作的要領

· 演練聽,問,說三大關鍵技能

· 跨部門溝通的方式與步驟


綜合演練:基于給定情景條件下,演練跨部門的溝通方法和步驟

1. 掌握執行任務的四種關鍵角色劃分

2. 體驗高效溝通的方式,初步掌握其技能


6

監控階段

1. 監控項目工作的本質

· 基準與實際的偏差跟蹤

· 問題的解決模型

· 監控結果的4種有效處理方式

2. 項目變更管理

· 變更與范圍基準的關系

· 變更的來源

· 變更處理5步法

3. 項目風險控制

· 風險識別過程

· 風險優先級分析技術

· 風險應對措施的分類

· 重點探討高效的風險應對措施


綜合演練:基于《企業實際項目案例》,運用風險管理全流程演練風險管理過程


1. 理解監控的本質工作

2. 掌握變更處理5步法

3. 掌握風險管理3個主要步驟,并運用于演練項目中

7

收尾階段

1、項目驗收過程項目管理活動精講

   項目收尾四步驟法

   如何做好項目驗收

   項目文檔歸檔

   經驗教訓的總結

2、項目驗收常見問題解決


1. 了解收尾階段的主要工作

2. 明確收尾的準備工作開展的時間點

8

綜合演練

運用給定模板,對公司目前的真實項目,進行完整的項目管理演練

1. 制定項目目標

2. 分析干系人

3. 分解具體工作

4. 確定工作時間

5. 計算所有工作的成本

6. 分配合適的人員

7. 跟蹤關鍵風險

8. 確定下一步工作重點

通過模板,一步一步地演練項目工作全過程,小組匯報成果,講師點評


六、教學方法

本課程采用獨特的五星教學法,從現有問題出發,引入新的知識或技能,在課堂中及時操練這些新技能,將新知識新技能快速內化,通過分析外部案例,幫助學員全面理解實際運用場景,最終定義適合本公司項目的做法。


在整個教學過程中綜合運用多種教學方式,包括講師講述、案例分析、小組互動、管理工具模板運用、視頻教學等,以最大化教學效果。


七、課程時長

課程建議時長:2天


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